SOP

1. Tujuan
SOP ini dibuat untuk memastikan bahwa setiap program dan kegiatan yang dilaksanakan oleh YPK Malang berjalan dengan baik, transparan, efisien, dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. SOP ini bertujuan untuk meminimalkan kesalahan, meningkatkan koordinasi, dan memastikan bahwa layanan kepada masyarakat dapat berjalan dengan optimal.

2. Ruang Lingkup
SOP ini mencakup semua kegiatan yang dijalankan oleh YPK Malang, termasuk pengelolaan program sosial, pendidikan, kesehatan, pemberdayaan ekonomi, serta pengelolaan dana dan relawan.

3. Prosedur Pengelolaan Program Sosial

  • Pendaftaran Program:
    Setiap program yang akan dilaksanakan harus didaftarkan melalui formulir pengajuan yang mencantumkan tujuan, anggaran, dan timeline program. Program harus didaftarkan minimal dua minggu sebelum pelaksanaan.
  • Penyusunan Anggaran:
    Setiap program harus memiliki anggaran yang disusun oleh koordinator program dan disetujui oleh tim keuangan. Anggaran harus mencakup biaya operasional, honorarium, bahan bantuan, dan lainnya.
  • Pelaksanaan Program:
    Program dilaksanakan oleh tim yang telah ditunjuk. Koordinator program bertanggung jawab memastikan semua kegiatan berjalan sesuai dengan rencana. Setiap kegiatan akan dilaksanakan dengan komunikasi yang jelas antar anggota tim.
  • Evaluasi Program:
    Setiap program yang selesai akan dievaluasi oleh tim yayasan. Evaluasi meliputi pencapaian tujuan, penggunaan anggaran, serta dampak yang dihasilkan. Laporan evaluasi ini akan digunakan untuk memperbaiki program di masa mendatang.

4. Prosedur Pengelolaan Donasi

  • Penerimaan Donasi:
    Semua donasi yang diterima, baik dalam bentuk uang, barang, atau jasa, harus dicatat dalam sistem pencatatan yang telah disediakan. Setiap donatur akan menerima tanda terima sebagai bukti kontribusi mereka.
  • Distribusi Donasi:
    Barang yang didonasikan harus diperiksa terlebih dahulu sebelum didistribusikan. Tim distribusi akan memastikan bahwa barang sampai kepada penerima yang membutuhkan sesuai dengan tujuan program.

5. Prosedur Pengelolaan Relawan

  • Pendaftaran Relawan:
    Relawan dapat mendaftar melalui formulir pendaftaran online atau langsung di kantor YPK Malang. Formulir ini mencakup data diri, pengalaman, dan minat relawan dalam berbagai program.
  • Seleksi Relawan:
    Seleksi relawan dilakukan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan oleh tim yayasan, seperti keterampilan, pengalaman, dan kesiapan mental. Relawan yang diterima akan diberikan pelatihan dasar untuk memahami tugas mereka.
  • Pembagian Tugas Relawan:
    Pembagian tugas dilakukan oleh koordinator program sesuai dengan kemampuan dan minat relawan. Relawan harus mengikuti briefing sebelum menjalankan tugas untuk memastikan mereka paham tentang kegiatan yang akan dilakukan.

6. Prosedur Keuangan

  • Pengeluaran Dana:
    Setiap pengeluaran dana harus disertai dengan bukti yang sah (kwitansi atau faktur) dan harus disetujui oleh manajer keuangan. Pengeluaran dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.
  • Laporan Keuangan:
    Tim keuangan bertanggung jawab untuk menyusun laporan keuangan yang mencakup pemasukan dan pengeluaran dana setiap bulan. Laporan ini disampaikan kepada manajemen dan kepada donatur yang membutuhkan.

7. Prosedur Komunikasi dan Laporan

  • Komunikasi Internal:
    Rapat koordinasi dilakukan secara rutin untuk memastikan setiap tim mengetahui perkembangan program yang sedang dijalankan. Komunikasi dilakukan melalui grup WhatsApp, email, dan platform internal yang disediakan.
  • Laporan Eksternal:
    Setiap program yang dijalankan akan dilaporkan kepada masyarakat melalui website, media sosial, atau laporan tahunan. Laporan ini mencakup hasil yang dicapai, penggunaan dana, dan dampak dari program.

8. Penanganan Masalah dan Keluhan

  • Laporan Keluhan:
    Setiap keluhan dari masyarakat atau relawan akan dicatat dalam formulir keluhan yang telah disediakan. Keluhan dapat diajukan melalui telepon, email, atau secara langsung kepada petugas yayasan.
  • Tindak Lanjut Keluhan:
    Keluhan yang diterima akan ditindaklanjuti dalam waktu 48 jam oleh tim yang terkait. Solusi akan diberikan berdasarkan hasil diskusi dengan pihak-pihak yang terlibat.

9. Pembaruan SOP
SOP ini akan diperbarui setiap tahun atau sesuai kebutuhan untuk memastikan bahwa prosedur yang dijalankan selalu relevan dan efektif dalam mendukung operasional YPK Malang.